SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 

 

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Integración de sistema de información con Interfax

 

Una manera de integrar sistemas es construir un puente o unión de software (interfaz) entre dos programas, para que los datos de un sistema se transfieran más o menos automáticamente a otro sistema, según un cronograma previamente definido.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En estos sistemas, las diferentes aplicaciones basadas en computadora -p.e., entrada de órdenes de ventas, inventario y contabilidad- usan una base de datos común. Como resultado, cuando una orden de ventas se introduce, el sistema financiero se actualiza automáticamente. Y dado que se guardan los datos detallados, es posible, en principio, hacer análisis de los datos.

 

 

 

APLICACIONES FUNCIONALES

 

 

• FINANZAS

• MANUFACTURA                                          BASE DE DATOS                   REPORTES Y ANÁLISIS 

• VENTAS

• CONTABILIDAD

• NOMINA

• OTROS 

 

 

 

Medidas preventivas para resguardar la información en el Backup

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El respaldo de información consiste en realizar un duplicado de ésta, llamado también copia de seguridad o backup. Estas copias pueden realizarse de forma manual, en las que el usuario determina la información y periodicidad para llevar a cabo el respaldo, o bien establecerlo automáticamente mediante herramientas de software

 

 

¿Cuál es la importancia o ventaja de realizar respaldos? Los respaldos permiten cierta protección contra errores humanos, borrado accidental, uso negligente, virus etc. Cualquier persona que utilice una computadora, sea ésta personal o de oficina, debe preguntarse si su información está realmente a salvo, pues los imprevistos están a la orden del día.

 

 

Qué sucedería si por ejemplo, un día prendemos nuestra computadora y nos damos cuenta que ya no enciende correctamente? Lo primero que se nos vendría a la mente es “¡mis archivos!”. Ésta y varias situaciones pueden suceder, por ello es indispensable realizar un respaldo a fin de aminorar estos problemas

Buenas prácticas para el respaldo de información

Elige el medio de almacenamiento:

 

 Si sólo manejas archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones con diapositivas o documentos PDF, éstos requieren de muy poco espacio, por lo que es mejor utilizar USB’s oCD’s; pero si manejas grandes cantidades de información utiliza dispositivos de mayor capacidad, como dice el dicho “de acuerdo al sapo es la pedrada”.

 

 

Selecciona y divide tu información: Separa cuidadosamente la información importante, no la mezcles con información de menor importancia (tal como imágenes, juegos, música, videos), puede suceder que al borrar una carpeta de imágenes que ya no te gusten, accidentalmente borres comprobantes de pago que habías escaneado y los tenías en formato imagen.

 

Control de los medios de almacenamiento: Sea cual sea el medio de almacenamiento que utilices, etiquétalo de manera adecuada y lleva un control de: etiquetas de los medios, fechas y tipo de información respaldada. Si llevas este control en un documento electrónico ten a la mano una impresión, seguramente te será muy útil a la hora de restaurar.

 

Utiliza el mayor espacio posible del medio: Es posible que cuando llevemos a cabo el respaldo de nuestra información, éstos no llenen completamente el medio de almacenamiento. Si esto sucede, indica el espacio que quedó disponible en el etiquetado o regístralo en tu control de respaldos, este espacio siempre puede ser utilizado.

 

 

Respaldar fotografías, imágenes, música o videos: Es preferible utilizar discos ópticos, ya que esta información no cambia constantemente y puede ser preservada por mucho tiempo (hasta por 100 años) con el debido cuidado.

 

Comprime tu información: Comprimir la información consiste en utilizar un software de compresión  para juntar toda la información en un solo archivo con opción de ponerle contraseña y utilizar menos espacio en el medio, no está por demás tener unos cuantos mega bytes extras.

 

Protege tu información si se encuentra respaldada en la nube: Si utilizas un correo electrónico o un espacio de alojamiento en la Red, comprime tu información y mantenla bajo contraseña, de esta manera evitarás que caiga en manos equivocadas y hagan mal uso de ella.

Verifica tus respaldos cada determinado tiempo: 

 

 

Flujo del Sistema de Gestión Documental y la Tecnología de la Información

 

 

Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.

 

 

Hardware

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

 

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.